قسمت اول درس
ساعت ۳:٤٦ ‎ب.ظ روز یکشنبه ۱٢ اسفند ،۱۳۸٦   کلمات کلیدی:

اطلبواالعلم فریضه علی کل مسلم والمسلمه  

                                                              دانشگاه آزاد اسلامی واحد اندیمشک

 حقوق ثبت اسناد و املاک در ایران 

 تحقیق و  تالیف:

 غلامرضا مدنیان 

عضو هیئت علمی دانشگاه

وکیل پایه یک دادگستری

   aamadanyan@yahoo.com  

  بهمن ماه 1386

 مقدمه: اهمیت ثبت و مسائل مربوط به آن تا حدی است که در قرآن  مجید نیز به آن اشاره شده (سوره بقره آیه 282) و این آیه به آیه ثبت مشهور میباشد. وسعت و دامنه ثبت, امروزه به مراتب بیشتر از زمان گذشته است. ثبت اسناد, ثبت شرکتهای تجاری و غیرتجاری, ثبت اختراعات و علایم, ثبت ازدواج و طلاق هر یک به نوبه خود دارای اهمیت خاصی است. وظایف سازمان ثبت, ثبت حقوق مالکیت اشخاص و ویژگی آن در گستردگی, حجم فعالیت و تنوع و تخصص است, این سازمان علاوه بر ارائه خدمات به توده مردم و ارگانها و سازمانها در تعالی فرهنگ و سلامت اداری و قضایی جامعه تاثیر بسزایی میگذارد که نتیجه آن تضمین امنیت اقتصادی, اجتماعی و قضایی است. هر چند هدف این سازمان تامین بودجه دولت نیست ولی در راستای فعالیت به میزان قابل توجهی درآمد تحصیل و به خزانه دولت واریز میگردد.

 بخش اول : کلیات                                                                                                                                                           تعریف و تقسیم بندی کلان حقوق ثبت                                                                                                                                                                             منابع حقوق ثبت  

  هدف از حقوق ثبت تاریخچه ثبت  

 تشکیلات و ساختار سازمانی ثبت

صلاحیت مأ موران ثبت

هیأتهای قانونی ادارات ثبت

. انواع دفاتر ثبتی

 مراجعه به دفاتر ثبتی                      

بخش دوم: تقسیم بندی کلان حقوق ثبت:    

   روش قبول درخواست ثبت    

 انتشار آگهی  تحدید حدود اختصاصی و نحوه انجام آن   

  صدور سند مالکیت املاک جاری و نحوه ثبت آن در دفاتر املاک (موضوع ماده 21 قانون ثبت)   

  ثبت و صدور اسناد مالکیت املاک ثبت شده (ماده 22 قانون ثبت)  

  صدور سند مالکیت المثنی  

   تبدیل اسناد مالکیت مشاعی به یک جلد   

  روش تجمیع حدود املاکی که دارای سند مالکیت می‌باشند  

   روش افراز املاک  

   روش تفکیک املاک   

  روش تهیه پاسخ استعلام املاک جاری  

   روش بازداشت املاک ثبت شده حسب تقاضای مراجع صلاحیت دار  

  روش بازداشت املاک جاری(ثبت نشده) از مراجع صلاحیت دار    

 روش رفع بازداشت املاک بازداشت شده   

  روش صدور اسناد مالکیت اعیانی(موضوع‌ماده104مکررآئیننامه قانون‌ثبت)  

   روش اجرای ماده 45 آئیننامه قانون ثبت   

  اجرای احکام افراز صادره از مراجع قضایی صالحه (موضوع قانون افراز مصوب سال 57)    

 روش ضمیمه نمودن دفترچه انتقالات(سند متمم)   

روش اصلاح حد به کوچه    

 روش اجرای ماده 149 الحاقی قانون ثبت نسبت به املاکی که دارای سند مالکیت می‌باشند   

  روش ابطال اسناد مالکیت قبلی و صدور سند مالکیت جدید در اجرای قانون زمین شهری و احکام دادگاهها و اسناد انتقال اجرائی    

 روش صدور سند مالکیت بنام وراث  

  بخش سوم : مسایل و موضوعات ثبتی                                              

     ثبت اسناد 

دفتر یاران،سر دفتران  

 اجرای اسناد ثبتی  

جرائم و مجازات های ثبتی

هزینه های ثبتی                                                                                                                                                                            روش صدور اجرائیه اسناد رسمی لازم‌الاجرا از طریق دفاتر اسنادرسمی و ازدواج وطلاق 

  روش صدور اجرائیه اسناد رسمی لازم‌الاجرا از طریق ادارات ثبت  

 روش بازداشت اموال منقول  

   روش بازداشت اموال نزد شخص ثالث  

   روش ادامه عملیات اجرائی مربوط به اسناد ذمه و اسنادی که در حکم آن است  

 روش ادامه عملیات اجرائیه‌های صادره موضوع اسناد رهنی و شرطی مربوط به(اموال غیرمنقول)

و34 مکرر در سال1351 (قانون قدیم)   

 روش ادامه عملیات اجرائی اسناد رهنی و شرطی که مورد وثیقه

 آن اموال منقول بوده  (قانون جدید)  

روش رسیدگی به اعتراضات واصله در اجرا- از طرف بدهکار

 یا بستانکار- یا اشخاص ثالث                                                           

          بخش اول : کلیات  

:تعریف و تقسیم بندی کلان حقوق ثبت

۱- تعریف حقوق ثبت اسناد و ثبت املاک: 

مجموعه قوانین و مقررات موضوعه مربوط به دو بخش ثبت اسناد و ثبت املاک و طریقه تنظیم اسناد نزد مقامات رسمی مربوطه و نیز تبیین روش اخذ اسناد مالکیت اراضی و املاک را حقوق ثبت اسناد و ثبت املاک می نامند.

 منظور از ثبت نوشتن قراردادها معاملات و چگونگی وضع املاک در دفاتر دولتی یا رسمی می باشد.. متاسفانه قانون گذار تعریف دقیقی از حقوق ثبت ارائه نداده و بدیهی است در زمان صحبت از ثبت منظور نوشتن  وتحریر رسمی یک عمل قانونی  یا عقد حقوقی است که طبق مقرراتی که قانون گذار مشخص کرده است توسط مقامات صالحه ثبتی صورت می گیرد.هرچند ماده 1284 ق م در بیان مفهوم سند بیان کرده که سند  عبارت از هر نوع نوشته که در مقام دعوا یا دفاع باشد ولی اسنادی موضوع حقوق ثبت هستند که رسمیت آنها مطابق ضوابط حقوق ثبت باشد.                                                                                                                                                                           

۱- منابع حقوق ثبت: 

قانون یا قوانین ثبتی، آئین نامه های ثبتی، آراء وحدت رویه صادره شورای عالی ثبت و بخشنامه ها

2- هدف از ثبت املاک وآثار آن :

حفظ حقوق مالکین وتثبیت مالکیت افراد، شفافیت سازی مالکیت ها برای دولت  و عملی شدن اخذ مالیات ها، اعتبار بخشی به اسناد حقوقی ،جلوگیری از طرح دعاوی واهی و جلوگیری از ارائه و وجود اسناد مخدوش.

 1-امنیت قضائی افرا د را در جامعه تامین میکند چراکه پس از ثبت هر ملک در دفتر املاک دولت فقط کسی را مالک میشناسد که ملک به نام او ثبت شده باشد ودیگر ادعائی از کسی دیگر نسبت به آن ملک شنیده نمیشود و در صورتیکه مورد تجاوز قرار گیرد قانون از آن حمایت و رفع تجاوز میکند .
2-از دو هدف کلی حقوقی ومالی پیروی میکند .اسناد رسمی در دعاوی واختلافات مورد استفاده قرار میگیرد وعلاوه براینکه مفاد آن توسط تنظیم کنندگان قابل انکار نیست وعدول از آن تابع شرایطی است . بین سایر اداله اثبات دعوی قویترین دلیل تلقی وازاهمیت والائی برخورداراست وتمام محتویات وامضاهای مندرجه درآن معتبر و رسمی ولازم الاجرا است

.3- تاریخچه ثبت : شامل دو بخش دوره قدیم و دوره جدید می باشد دوره قدیم :اولین شخصی که اجازه ثبت را می دهد داریوش کبیر  است و ایران آن روز از هند تا اسیای صغیر بوده است. دومین شخص رومی ها و تا ثیر از روم باستان در دوره سرویوس تولیوس( ششمین پادشاه رم قدیم ). افراد دیگر: ﮊل سزار و شیل پریک از پادشاهان رم که دستور مساحی اراضی را می دهند( تفاوت: محدوده حاکمیت را مشخص کرده اند). ثبت املاک سابقه ای طولانی دارد و قدیمی ترین سندی که در این مورد از حفاری های تلو بدست آمـــده است . مربوط به شهر دودونگی است که در کشور کلده واقع می باشد . این سند نقشه شهردو دونگی را در حدود چهار هزار سال قبل از میلاد نشان میدهد که اراضی آن به قطعات زوزنقه ، مربع و مثلث تقسیم شده است . همچنین در اسناد تاریخی آمده است که داریوش گفت تا جمهوری های یونانی را در آسیای صغیر ممیزی واراضی مزروعی را با قید مساحت و اضلاع در دفاتر دولتی ثبت نمایند.در روم قدیم هم پادشاه وقت دستور داد تمام اراضی مزروعی و متعلقات آنها و حقوق ارتفاقی آنها دراملاک مجاور در دفتر مخصوصی ثبت شود و هر چهار سال یک مرتبه درآن دفتر تجدید نظر بعمل آید و تغییراتی که در آن مدت در وضع املاک حاصل شده است قید گردد.در روم و آتن دونوع ثبت وجود داشت ثبت عمومی وثبت  مالی .                                                                                                                                                            ثبت عمومی به منظور تعیین آمار افراد ومیزان دارایی آنان بکار میرفت وبه همین جهت املاک هر فرد و قیمت آن معیین میشد .                             

 ثبت مالی مساحت هر ملک وحدودآن ووضع ملک (مزروعی ،جنگل و....) و نام مالک و مجاورین را بر پلاکهای مسی حک میکردند ونقشه املاک را در دو نسخه تهیه یکی را به مرکز میفرستادندتا در دفترراکدامپراطوری بایگانی شود ودیگری را در دفتر راکد مستملکات حفظ میکردند.وچون مهندسین رومی مستخدم دولت بوده ثبت رومی ها رسمی ودر دادگاههامعتبر ودارای سندیت بوده است .
در ایران باستان به دستورانوشیروان ثبت معاملات نزد قضات و در دفاترآنان انجام میشد.در عهد صفویه مرجعی به نام دیوانخانه تاسیس شد که یک نفر قاضی درآنجا به کار معاملات تنظیم اسناد وعقدنامه وطلاق نامه می پرداخت واسناد ومعاملات را مهر ودر دفتر مخصوصی ثبت میکرد . در کاروانسراها نیزدفاتری به نام دفتر تجارت بود که معاملات تجار را  در آن ثبت میکردند واین دفتر نزد محاکم دارای اعتبار بود .

در فرانسه شخصی به نام شارل مانی دستور ثبت اراضی و اسناد فرانسه و تحدید نظر درآن را صادر کرده است مالکین جهت وصول عواید خود از زارعین مبادرت  به ثبت اسناد خودکرده اند ۱- در قرون وسطی در فرانسه مالکان خود ترتیب ثبت املاک را به منظور اخذ وجوه از زارعین رأسا" انجام داده اند لیکن پس از انقلاب فرانسه ثبت عمومی جانشین آن شده است . ۲- امادر انگلیس به سال 180میلادی تمامی اراضی و املاک کشور مذکور نقشه برداری و ثبت گردید .۳- در مصر باستان در هنگام صدارت اوزو دیوس سازمانی به نام سازمان ثبت اسناد و املاک تحت نظر شخص فرعون تشکیل گردید. ۴- انوشیروان دستور داد تا ثبت معاملات نزد قضات و در دفاتر آنان انجام پذیرد.                                                                            

  ۵- غازان خان مغول ثبت قباله ها و اسناد را نزد قضات عملی دانست. ۶-تا دو قرن اخیر بیشتر مراجع شرعی دفتری به نام شرعیات داشتند و خلاصه معاملاتی که نزد آنان صورت می گرفت در آن ثبت می گردید .۷- در اواخر سلطنت فتحعلی شاه و محمد خان قاجار معاملاتی بین تجار ایرانی و رومی صرفا" نزد کار گزاری های مخصوصی به ثبت می رسید.

سیر مختصر  تاریخی ثبت به طرق جدید در ایران           

  دوره جدید:1 . ناصرالدین شاه قاجار دستور  تشکیل مرجع ثبت یا ثبتی را همانند دول مترقی جهت ثبت اسناد صادر ومقرر داشت در دفاتر مخصوصی ثابت و شخصی به نام میرزا حسین خان سپهسالار را به عنوان ریاست آن منصوب نمود. 2.در عدلیه (دادگستری) به صورت اختیاری مهر رسمی بر روی اسناد مهمور می نموند.3.

 اولین قانون جدید توسط قانونگذار ایرانی در تاریخ 1290 ه.ش مطابق 1329 ه.ق تحت عنوان قانون ثبت اسناد در 139 ماده به تصویت رسید.ارکان قانون مذکور: الف: تشکیل اداره ثبت اسناد ب: انجام ثبت اسناد نزد ادارات ثبت ج: دادن تصدیق ورونوشت اسناد به متقاضیان د: قبول امانت اسناد نواقص این قانون:الف: به ثبت املاک اشاره ای نشده است ب: ثبت اسناد اختیاری است ج: اسناد ثبت شده لازم الاجرا نیستند. 

دومین قانون ثبت املاک: قانون ثبت املاک و اسناد به تاریخ 1302 ه.ش تعداد مواد 126ماده .ارکان آن: الف: تشکیل اداره کل ثبت اسناد و املاک .ب: تقسیم کار به دو بخش املاک و اسناد .ج: زیر مجموعه قراردادن اداره ی مذکور زیر نطر وزارت عدلیه با حکم پادشاه.د: ثبت املاک بدون استثناء .ه: ثبت اسناد اختیاری است مگر در 6 مورد مشخص. و: اسناد لازم الاجرا تلقی شده اند . نواقص قانون مذکور: 1.   عدم الزامی بودن نقص قانون مذکور 2.   عدم الزامی بودن ثبت املاک

 سومین قانون: در تاریخ 21/11/1306 ه.ش نام قانون ثبت عمومی املاک و مرور زمان تعداد مواد 9 ماده ارکان: الف:ثبت کلیه ی اموال غیر منقول الزامی ب: وجود افزایش حق الثبت در صورت عدم امکان ثبت توسط مالکین یا تأخیرآنها .

چهارمین قانون: تاریخ تصویب 6/10/1307 ه. ش نام آن قانون متمم قانون ثبت املاک تعداد مواد 3 ماده. 

 پنجمین قانون ثبت املاک:  تصویب 13/11/1307 نام قانون : قانون تشکیل دفاتر اصلی تعداد مواد 20 ماده مربوط به تشکیل دفاتر اسناد رسمی است ویژگی آن مأمورین ادارات ثبت متولی ثبت معاملات املاک ثبت شده بوده اند.

ششمین قانون مربوطه: در تاریخ 13/7/1308 تصویب شد نام قانون : قانون ثبت املاک و اسناد تعداد مواد27 ماده ارکان آن : تشکیلات سازمان ثبت و املاک کل کشور است.

هفتمین قانون : این قانون در تاریخ 21/11/1308 نام قانون : قانون ثبت املاک تعداد مواد 26 ماده  ویژگی آن : 1. نسخ برخی قوانین سابق 2.ثبت کلیه اموال غیر منقول به طور الزام آور 3. اعطای دو سال مهلت به مالکان جهت تقاضای ثبت4. در صورت عدم اقدام مالک دولت رأ سا" به نام متصرف اقدام ثبتی معمول می دارد.5. ثبت اسناد به جز برای املاک ثبت نشده اختیاری اعلام نمود 6. ثبت اسناد را به ادارات ثبت محول نمود

هشتمین قانون : مربوط به ثبت در تاریخ 26/12/1310 مصوب کمیسیون قوانین عدلیه می باشد مهمترین ویژگی این قانون: الف: سال 1308 را صراحتا" نسخ و به تدریج این قانون تا سال 1318 لازم الاجرا گردید ویژگی این قانون: الف: ثبت اسناد اختیاری و ثبت املاک اجباری است ب: تشکیل دفاتر اسناد رسمی را با یک صاحب دفتر و یک دفتریار یا نماینده ی ثبت بوسیله ی وزارت دادگستری مجاز دانست. تذکر: قانون سال 1310 تا کنون نسخ نشده اما 27 ماده در زمانهای مختلف به آن الحاق و در سالهای 1312،1313، 1314،  1317 1320، 1320 ، 1331 ،1334، 1337، 1351 مورد اصلاح و بازنگری قرار گرفته است .

نهمین قانون: در خصوص تشکیلات سازمان ثبت  و در سال 1352 به تصویب رسیده است .

دهمین قانون: در سال 1354 متمم قانون ثبت اسناد و املاک تصویب و در سالهای 1356 ،1357،1365 ،1370،1375، 1380 ،1382 مورد اصلاح و بازنگری قرار کرفته است.

قوانین ویژه و اختصاص ثبتی

عبارتند از: قانون مربوط به اشتباهات ثبتی، ثبت مناطق عشایری، افراز و فروش املاک و مشاعی، قانون ثبت موارد حوادث غیر مترقبه قانون برنامه ی سوم و چهارم توسعه برای ثبت املاک روستایی قوانین مرتبط با ثبت عبارتند از: 1.   قانون اصلاحات اراضی 2.   قوانین مربوطه به تملک اراضی به دولت و شهرداری ها 3.   قانون ملی شدن آب 4.   قانون توزیع عادلانه ی آب 5.   قانون زمین شهری 6.   قانون اراضی شهری 7. قانون وصول برخی از درآمدهای دولت ۸.برنامه های اول تا چهارم توسعه که به نوعی قانونگذاری به واحدهان ثبتی الزاماتیرا تکلیف و آنها را به اجرای برخی قواعد قانونی الزام نموده است.

 5- تشکیلات و ساختار سازمانی ثبت:

۱. تا سال 1352 بصورت اداره کل ثبت اسناد و املاک کارکرد داشته و رئیس آن به وسیله وزیر دادگستری پیشنهاد و حکم آن توسط شاه صادر می گردید . 2.در سال 1352 به سازمان ثبت املاک و اسناد کشور تغییر نام داده و رئیس آن معاون وزارت دادگستری محسوب گردید.3. پس از پیروزی انقلاب اسلامی رئیس آن جزء شورای عالی قضایی محسوب گشت.4.پس از بازنگری قانون اساسی در سال 1368 زیر نظر قوه ی قضائیه و رئیس آن معاون قوه قضائیه شد.5. سازمان ثبت دارای دو سری ادارات کل تخصصی و یژه می باشد که در دو بخش ادارات کل ستاد ی و ادارات کل استان ها مستقیما" به اجرای قانون ثبت مبادرت می نماید همچنین دارای یک سری ادارات کل همانند سایر وزارتخانه ها از قبیل دفتر حقوقی، تشکیلات و غیره می باشد .6.تشکیلات اداری سازمان ثبت باید به تأیید سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور برسد . 7. ادارات کل استان ها در همه ی کشور در حد 30 اداره ی کل مستقر می باشد.8. هر واحد ثبتی دارای دفتر امور املاک و نقشه برداران و نمایندگان و ارزیابان، دفتر بایگانی،اجرای اسناد،ثبت شرکتها،متصدی دفتر باز داشتی،کارشناس امور اسناد، کارشناس امور املاک،بازرس،حسابداری دبیرخانه و هیأتهای مواد ۱۴۷و۱۴۸ق اصلاحی ق ثبت می باشد .9.دفاتر ازدواج، طلاق، اسناد رسمی، زیر نظر اداره ی ثبت محل فعال هستند اما از نظر نحوه ی کارکرد زیر نظر اداره کل اسناد فعالیت می نمایند.10.در ادارات کل استان ها یک هیأت نظارت و یک هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات اداری پرسنل و در تهران شورای عالی ثبت دادسراو دادگاههای انتظامی سر دفتران مستقر هستند.

ساختار فعلی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور:

 ساختار سازمان ثبت نیمه متمرکز و بسیاری از اختیارات توسط رئیس سازمان به مدیران تفویض گردیده است. سازمان ثبت بنا به اهمیت به تدریج در تمامی کشور گسترش پیدا کرده که در حال حاضر تعداد (30) اداره کل استانی و (282) اداره ثبت شهرستانها و با تعداد (6767) نفر پرسنل در سطح کشور فعالیت دارد. قابل ذکر است که تعداد 1821) دفترخانه اسناد رسمی, (2110) دفتر ازدواج و (627) دفتر طلابق به امور مربوطه مشغولند                

بخشهای تخصصی مهم سازمان و اهم وظایف آنها:

الف : معاونت امور اسنا د                 

     ب: معاونت امور املاک                       

    1ـ اداره کل ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی
2ـ اداره کل اجرای اسناد رسمی
3ـ اداره کل امور اسناد و سردفتران

۱ـ اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجارتی:الف ـ ثبت شرکتها و موسسات غیرتجارتی با وظایف زیر:


1ـ ثبت کلیه شرکتهای داخلی و موسسات غیرتجارتی در حوزه تهران.
2ـ  ثبت  موسسات و تشکیلات غیرتجاری که در خارج از کشور به ثبت رسیده است.
 3 ـ  ثبت  کلیه شعب یا نمایندگی شرکتهای خارجی.
4 ـ  ثبت  تصمیمات مجامع عمومی و هیات مدیره در شرکتهای تجاری و موسسات غیرتجاری و شعب شرکتهای خارجی در مواردی که در قانون پیش بینی شده است.
5 ـ  تعیین  نام شرکتها و موسسات در تهران و سایر شهرستانها به منظور جلوگیری از تکرار نام شرکتها در سایر نقاط کشور.
 پلمپ  دفاتر تجارتی حوزه تهران
7 ـ  تایید  اظهارنامه کارت بازرگانی به منظور اخذ کارت بازرگانی برای اشخاص حقیقی و حقوقی

علامت تجاری: نام ،علامت یا نشان خاصی است که از طرف شرکتها برای نشان دادن محصولات و یا فعالیت ویژه ای مورد بهره برداری قرار می گیرد قابل نقل وانتقال است و تا ده سال قابل حمایت از طرف دولت است و پس از انقضاء 10 سال تا 6 ماه بعد برای یک دوره ی 10 ساله ی دیگر قابلیت تمدید را دارد.دعاوی مرتبط با مسائل حقوقی و کیفری علامتهای تجاری در شعبه اول حقوقی دادگاه عمومی تهران قابلیت طرح دارد علامت تجاری صرفا" در تهران قابل ثبت است.

ثبت اختراع: عبارت است از ورقه ای که برای مدت 20،15،10،5 سال برای حق انحصاری ساخت ، فروش و یا استفاده مخترع از اختراع خویش به نام وی صادر و تسلیم می گردد . ورقه اختراع دلیلی بر حقیقی بودن اختراع ویا شرح صریح اختراع نمی باشند و اشخاص دیگر حق دارند نسبت به آن اختراع اعتراض داشته باشند.دعاوی آن در شعبه ی اول دادگاه عمومی تهران صورت می گیرد و این درخواست در اداره کل ثبت شرکتها و موسسات تجاری قابل پیگیری است . 

  2ـ اداره کل اجرای اسناد رسمیالف: تنظیم و امضاء سند انتقال اجرائی اموال منقول و غیرمنقول پروندههای اجرایی در دفاتر اسناد رسمی. (اسناد رهنی ـ اسناد ذمه ـ استاد تعهد ـ اسناد مهریه و نکاح و چکهای بلامحل ـ قراردادهای عادی بانکها)
ب: صدور اجزائیه جهت چکهای بلامحل مربوط به بانکهائی که در حوزه مناطق ثبتی بخشها واقع شده اند.                                                         

  ج: تهیه آگهی و انجام تشریفات مزایده و حراج اموال منقول و غیر منقول.
د: صدور بازداشتنامه شخص ثالث اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی.
هـ : صدور دستور منع خروج بدهکاران از کشور به اداره گذرنامه.
و: پاسخ به استعلامات دفاتر اسناد رسمی تهران و دفاتر ازدواج و طلاق در مورد فک اسناد تنظیمی که مجر به صدور اجرائیه گردیده.                                                                                                                                                       ی: بررسی و پاسخگویی به مکاتبات کلیه وازرتخانهها و شرکتهای دولتی, نهادهای انقلاب اسلامی و دادگاههای عمومی در حیطه وظایف مربوطه.

 3 ـ اداره کل امور اسناد و سردفتر ان  شامل ادارات زیر می باشد:الف) اداره امور اسناد با وظایف زیر:

۱ـ  رسیدگی به استعلامات و پاسخ به سوالات در مورد ثبت کلیه عقود و معاملات و قراردادها و سایر روابط مالی افراد با یکدیگر در دفاتر اسناد رسمی و همچنین پاسخ استعلامات ادارت کل ثبت استانها در مواردی که به یکی از جهات قانونی اشکال در اجرای اسناد حاصل شده باشد.
2ـ   رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به دیگر عملیاتهای نظارت در مورد پروندههای اجرایی و ثبتی.                        

  3 - صدور دستور اجراء آراء و همچنین نظریات مشورتی شورای عالی ثبت در مورد اسناد به واحدهای ذیربط.
4 ـ  مکاتبات با دادگاههای انقلاب در مورد اشکالات و ابهامات موجود در احکام آن دادگاهها در رابطه با رفع تشابه اسمی افراد و رفع ممنوعیت آنها و صدور بخشنامه راجع به مصادره اموال و ممنوعیت معامله محکومین دادگاههای انقلاب و سایر مراجع ذیصلاح قضایی.
5 ـ  صدور بخشنامه راجع به محجورین و ورشکستگان بر اساس احکام مراجع قضائی

.ب) اداره امور سردفتران با وظایف زیر:

  برگزاری آزمونهای سردفتری اسناد رسمی, ازدواج, طلاق, دفتر یاری.
2 ـ  صدور ابلاغ جهت متقاضیان مذکور که مراحل آزمون علمی, اختبار شفاهی و گزینش را با موفقیت پشت سر میگذارند.
 3 ـ  رسیدگی به تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران سراسر کشور.
4 - انجام امور پرسنلی سردفتران و دفتریاران سراسر کشور از قبیل صدور ابلاغ مرخصی, بازنشستگی, از کار افتادگی و غیره در بخش اسناد دادگاههای انتظامی بدوی و تجدید نظر و دادسرای انتظامی و بازرسی نسبت به تخلفات, تخلفات رسمی و ازدواج ثبت صادر میشود تا ختم عملیات ادامه دارد و شکایات به عملیات اجرائی, برای بررسی و جهت اتخاذ تصمیم مدیر ثبت گزارش میشود.

معاونت امور املاک زیر مجموعه های این معاونت به قرار زیر است.
1 ـ  اداره کل امور املاک.
2 ـ  اداره تمرکز دفاتر املاک دولتی.
3 ـ  طراح کاداستر.اداره کل امور املاک تثبیت مالکیت اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی که آثار آن بر عموم تسری دارد. .                                                          

   1-  اداره کل امور املاک  :                                                                                                                                                                     الف ـ پاسخگویی به کلیه سوالات مربوط به املاک از ادارات کل ثبت استانها و ارائه راهحلهای مناسب در مورد مشکلات عنوان شده.
ب ـ تدوین دستورالعملهای مربوط به ثبت املاک ثبت املاک و اتخاذ تدابیر لازم به منظور ایجاد هماهنگی در نحوه کار واحدهای ثبتی در سطح کشور نسبت به اجراء صحیح قوانین و مقررات و حذف مقررات پیچیده و ناسازگار نسبت تسریع و تسهیل امور مربوط به ثبت املاک.
ج ـ صدور بخشنامه در مسائل مختلف امور املاک.
دـ تهیه و اصلاح قوانین و مقررات ثبتی و آئیننامه های اجرای آن.
هـ ـ رسیدگی به شکایات ارباب رجوع در مسائل مربوط به امور املاک در سطح کشور.
وـ پاسخ به استعلامات سازمانها و ارگانهای مختلف دولتی در مسائل امور املاک.
زـ بررسی و اتخاذ تصمیم در خصوص پروندههای شورای عالی ثبت.
ی ـ انجام مکاتبات لازم با وزارت امور خارجه در مورد استملاک اتباع بیگانه و کسب مجوز اشتغال و ابلاغ آن به ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی

.2- اداره تمرکز دفاتر املاک دولتی:

الف ـ نگهداری جلد دوم کلیه دفاتر املاک.
ب ـ دفاتر املاک موقوفه.
ج ـ تهیه رونوشت دفاتر املاک و ارسال آن به ادارات ثبت سراسر کشور.

 3- طرح کاداستر:

کاداستر یک نظام, برای ثبت اطلاعات مربوط به مالکیت در یک کشور بر اساس نقشه برداری از محدوده ها میباشد. که برای هر ملک یا محدوده ای میتوان بطور مجزا حقوقی را که بر آن جاری میشود ثبت نمود. فتوگرامتری: در چرخه عملیات فتوگرامتری طرح کاداستر عکسهایی به ابعاد cm23درcm 23 بوسیله هواپیما گرفته شده که عوارض در این عکسها 3000 بار کوچکتر از اندازه واقعی خود هستند, لذا آنها در دستگاه تبدیل عکس به نقشه قرارداده شده و عرصه املاک ساختمانی با دقت ده سانتیمتر از آنها استخراج میگردد و تبدیل به نقشه به مقیاس 1:500 میشود                                 

  امور سیستمهای اطلاعات جغرافیایی  یا  (GIS)وظیفه این واحد مکانیزاسیون اطلاعات ثبتی و حقوقی و همچنین مکانیزاسیون اطلاعات هندسی مربوط به نقشه ها به منظور سازماندهی و ساختار بندی اطلاعات نقشهای و نهایتا تلفیق اطلاعات ثبتی و نقشهای به منظور بررسی و حذف اختلافات مدیریت کیفیت اطلاعات و تولید نقشه کاداستر و یکپارچه سازی آن میباشد.                                                                                                                    

  امور نقشه برداری زمینی و ژئودزی ماهوارهای (GPS) وظیفه این واحد ایجاد شبکه از نقاط مختصات دار در سطح شهرها بعنوان نقاط مبنا جهت نقشه برداری, تهیه یک نقشه یکپارچه, به روش زمینی, بهنگام سازی نقشه های تهیه شده و انجام خدمات فروش نقشه.                                                                                                                                                                                                                       6- صلاحیت مأ موران ثبت : هر مأ مور ثبتی صلاحیت محلی خاصی دارد که برای آن تعریف معینی شده است به جز مأموران دفاتر اسناد رسمی و دفتر یاران که می توانند معاملات و اسناد خارج از حوزه ی محلی خود را به ثبت برسانند .همچنین صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق می توانند برای ساکنین غیر از حوزه ی اقامتگاه دفتر خود وقایع حقوقی شامل ازدواج، طلاق و ایقاع را به ثبت برسانند .تذکر مهم : سر دفتر باید در محل دفتر خود اقدام نماید و اقدامات خارج از محل دفتر و شهرستان مورد مأموریت مورد قبول قانون گذار نیست .                  

 تذکر دیگر: ثبت املاک دردفتر املاک در همان شهرستان مربوطه صورت میگیرد.

۷- هیأتهای قانونی ادارات ثبت:

۱.   هیأت حل اختلاف مواد 147 و 148 اصلاحی قانون ثبت که درهمه شهرستانها قابل تشکیل است.2.   هیأت نظارت که در مرکز استان مستقر است.3.   شورای عالی ثبت که در مرکز کشور استقرار دارد.

الف: هیأت حل اختلاف مواد147 و 148 اصلاحی قانون ثبت: 1.این هیأت متشکل از رئیس شعبه یا قائم مقام وی یک قاضی دادگستری یک نفر خبره ی ثبتی است که اعضای هیأت نامیده می شوند2.   وظیفه هیأت تعیین وضع ثبتی اراضی کشاورزی، نسق زارعی باغات و اراضی شهری و غیر شهری و حریم آنها که با اسناد عادی است 3.   احراز مالکیت وجود توافق طرفین یا عدم آن شرایط بخصوصی را در هر مورد دارد که منطبق با قوانین و آئین نامه اجرایی آن است .

ب: هیأت نظارت: متشکیل از دو قاضی دادگاه تجدید نظر و مدیر کل ثبت استان با یک عضو علی البدل است که درمرکز ثبت استان تشکیل می شود..وظایف این هیأت عبارت است از:1.   رسیدگی به اشتباهات و اختلافات ثبتی 2.   رسیدگی به مسائل اسناد مالکیت معارض 3.   رسیدگی به مسائل اجرای اسناد ثبتی4.   رسیدگی به اختلافات و اعتراضاتی که ناشی از تصمیمات رئیس واحد ثبتی است.

ج: شورای عالی ثبت:1. متشکل از دو قاضی دیوان عالی کشور و مدیر کل ثبت اسناد یا مدیر کل ثبت املاک حسب مورد و دارای دو شعبه اسناد و املاک می باشد 2.   این شورا مرجع تجدید نظراز آرای هیأت نظارت است .3.   در خواست ایجاد وحدت رویه در هنگامی که رأی هیأتهای نظارت مخالف با قانون باشد و یا آرای هیأتها با همدیگر متناقض باشد .

 8- انواع دفاتر ثبتی بر اساس ماده 7 قانون ثبت، تعیین انواع دفاتر ثبتی طبق دستور قانونگذار به آئین نامه  اجرایی واگذار شده است و آئین نامه مزبور در مورخ16/1/1310  تدوین گردیده است این دفاتر 12 مورد هستند:

۱.دفتر املاک : مهمترین دفتر ثبتی است که از نظر قانونی دارای آثار مهمی است و بر اساس ماده 22 قانون ثبت دولت فقط کسی را مالک می شناسد که نام وی در دفتر ثبت املاک رسمی به ثبت رسیده باشد. ثبت نام مالک در دفتر املاک باعث میشود که دولت کلیه آثار قانونی سند رسمی را برای مالک شناسائی نماید . بدیهی ترین اثر آن این است که نسبت به اسناد رسمی ادعای انکار یا تردید مسموع نیست و فقط ادعای جعل را قانونگذار پذیرفته است

.2.دفتر نماینده املاک : دفتر نماینده املاک همان دفتر راهنمای املاک است واز طریق پلاک ثبتی نام مالکان پیدایش می شود 

 3. دفتر املاک توقیف شده: دفتری است که در آن لیست املاکی را بوسیله معاملات رهنی یا دستور مقامات قضایی یا قانونی قابلیت معامله  ندارد در آن ثبت می نمایند . علاوه بر ثبت در این دفتر مراتب در دفتر املاک نیز عدم امکان معامله قید می شود.                                                           4. دفتر ثبت قنوات:در خصوص قنوات باید به مفهوم قنات اشاره کرد وآن عبارت است از چاههای متصل بهم که به دو روش سطح الارضی وتحت الارضی کار انتقال آب را به انجام می رسانندو از نظر ثبتی یا مستقل محسوب هستند یا به تبع ملک. اگر مستقل محسوب شوند باید مستقلا به ثبت برسند واگر به تبع ملک باشند پلاک تبثی به آنها داده نمی شود. دفتر ثبت قنوات در 2 نسخه تهیه ونگهداری می شود.

    5. دفترثبت موقوفات: موقوفات یا عام اند یا خاص.وثبت ملک وقفی بنام وقف صورت میگیرد واشخاص نمی تواننداملاک وقفی را بنام خود ثبت کنند.

6. دفتر گواهی امضاء: دفتری است که مراتب صحت امضاءاشخاص را تصدیق می کند. امروزه این وظیفه به عهده دفاتر اسناد رسمی گذاشته شده است.

 7. دفتر سپرده ها: این دفتر برای ثبت نام ومبالغی است که از طرف اشخاص به عنوان وجوه موقتی و برای تحویل به صاحبان آن در نظر گرفته شده است وهمین نوع حساب  سپرده توسط دادگاهها نیز وجود دارد وبیشتر در موارد تسلیم اجاره بها املاک تجاری در موقع اعتراض از آن استفاده می شود. 

 8. دفتر توزیع اظهارنامه: دفتری است که درخواست ثبت ملک یا اظهار نامه بین مالکان و یا قائم مقام قانونی آنها توزیع می شود.

 9. دفتر املاک مجهول المالک: چنانچه مالکی اظهار نامه توزیع شده توسط مامور ثبتی را در موقع  وموعد قانونی به اداره ثبت تحویل ندهد ،ملک وی بنام مجهول المالک به ثبت می رسد.

 10.دفتر ثبت شرکتها : دفتری است که مشخصات وتاریخ ثبت شرکتهای تجاری در آن قید می شود. در تهران این وظیفه به عهده اداره کل ثبت شرکتها وموسسات غیر تجاری  ودر شهرستانها به عهده اداره ثبت می باشد.

 11. دفتر ثبت اسناد رسمی: دفتری است که برای ثبت معاملات وعقود وایقاعات تحت نظر یک نماینده رسمی اداره می شود . امروزه دفاتر اسناد سمی تحت نظر ثبت محل فعال می باشند . ولی در دورانهای گذشته این وظیفه جز اختیارات مامورین ثبتی بوده است

.12. دفتر آمار وثبت اظهارنامه: این دفتر با دفتر املاک مجهول المالک و دفتر توزیع اظهارنامه مرتبط است . به این معنا که اظهار نامه های  توزیع شده  توسط مامور ثبتی که  در موقع  وموعد قانونی به اداره ثبت تحویل می شود در این دفتر ثبت وقید می شود و چنانچه مالکی اظهار نامه توزیع شده توسط مامور ثبتی را در موقع  وموعد قانونی به اداره ثبت تحویل ندهد ،ملک وی بنام مجهول المالک به ثبت می رسد.  ترتیب تنظیم دفاتر:1.   باید مجلد باشد.2.   باید تمامی صفحات به مهر وامضاء و شماره ی مخصوص دادستانی برسد و دادستان شهرستان دفاتر را امضاء کند.3.   شماره ی اول و آخر این دفاتر باید قید شود و همچنین مراتب تعداد صفحات  صورت جلسه گردد.4.   برخی دفاترباید در دو نسخه تنظیم گردد . مثل: دفترثبت قنوات.5.   برای ثبت املاک غیر مزروعی 3 صفحه و برای اعیانی 2 صفحه به صورت سفید (صرفا" دفتر املاک)باید در هنگام نوشتن دفاتر رعایت شود.

۱۳  - مراجعه به دفاتر ثبتی :1.   طبق قانون ثبت فقط برای اشخاص ذینفع امکان پذیر است.2.   دادگاهها میتوانند استعلام ثبتی از پرونده ی ثبتی داشته باشند.3.   دفاتر اسناد رسمی برای هر معامله مکلفند استعلام ثبتی بنمایند.